Грамотная аренда офиса. Советы бывалого предпринимателя

Грамотная аренда офиса. Советы бывалого предпринимателя

18.12.2013 9:40:00 Москва, выросшая за последние годы почти в 2,5 раза – один из самых перспективных финансовых и культурных городов мира. «Аренда офиса в Москве может характеризоваться только превосходной степенью определений. При одном из самых высоких в мире уровней арендных ставок это величайшие доходы, широчайший выбор клиентов и партнеров. Это постоянно растущий объем самых различных коммерческих площадей, как для новых фирм, так и для самых солидных мировых корпораций. И, в то же время, это, порой, самые неожиданные проблемы или даже скорейший крах молодого и недальновидного бизнеса, если не знать правил и тонкостей.

Каковы же особенности национальной аренды офиса?
Каковы реальные суммы вложений в аренду и как их можно сократить?

Поиск офиса при рассчитанных требуемых площадях начинается с определения его местоположения, и здесь не обойтись без услуг риэлтора (исключите общение с «информационными агентствами»). Полезно знать, что любой округ Москвы может предложить офисы, как самого низкого, так и высшего класса, а вот цена на них в различных районах иногда различается в разы. Престижный центр может стоить дороже окраин, более чем в два раза, а западные районы ценятся на 20% дороже востока Москвы. При выборе будущего места работы и оценки его транспортной доступности не лишним будет узнать о перспективах развития ближайших дорог. В Москве активно строятся новые развязки и станции метро, их появление в будущем окажется несомненным плюсом для любого бизнеса. А вот строительство в настоящем может катастрофически осложнить проезд к офису на длительное время, и постоянная потеря времени обернется большой потерей денег.

Следующий шаг – это подробное изучение вместе со специалистом выбранного офиса. Именно тогда будут определяться приблизительные объемы вложений в его ремонт и обустройство. Новые бизнес-центры высокого класса сейчас предлагают площади «под чистовую отделку», или «shell&core». Дословный перевод этого термина на русский язык – «корпус и сердцевина (стержень)». То есть, офисные блоки в таком состоянии имеют выровненные (но не всегда) стены и пол, установленные стеклопакеты, а также подведенные вертикальные коммуникации (отопление, кондиционирование, вентиляцию, кабельную систему). Планировка таких помещений – открытая («open spaсe» - открытое пространство).

Въезд в такой офис будет возможен только после проведения ремонта. Его может выполнить собственник за счет арендатора, снижая последнему ставку на первый год, или арендатор своими силами за компенсацию, сумма которой может быть распределена на весь срок аренды. Как правило, на время проведения ремонта арендодатель предоставляет клиенту арендные каникулы сроком на 1-3 месяца, арендная плата в этот период не взимается. Договор аренды подобных помещений заключается, как правило, на длительный срок.

В условиях сравнительно стабильной экономики офисы в состоянии «shell&core» выгодны для состоятельного арендатора: отделка в соответствии с собственными предпочтениями престижна, удобна, а для некоторых компаний обязательна. Ее стоимость может быть почти на треть ниже готовых аналогов, а затраты окупаются за 2-3 года.

Что касается «помещений, готовых к въезду», то это понятие более, чем широкое, начиная от едва отделанных блоков класса «С» в бывших НИИ и фабриках и заканчивая элитными пентхаусами «под ключ» («turn-key») с IT-инфраструктурой и евроремонтом в лучших центральных бизнес комплексах. Объединяет их одно: арендаторы почти всегда проводят в таких офисах косметический ремонт, на период которого тоже возможно предоставление каникул небольшого срока.

Третий и главный шаг – Вы закончили знакомство с собственником и его офисной недвижимостью и готовы подписать договор аренды по объявленной Вам ставке. Но что стоит за этой цифрой, измеряемой в у.е. / кв.м? Время подключить профессионального юриста.

Солидные компании все чаще сталкиваются с двойными стандартами вычисления арендной площади по отечественным и зарубежным схемам. Именно в высококлассных офисах Москвы с начала 2000 года начал применяться западный принцип измерения и расчета площади аренды, почти 100 лет назад предложенный американской Ассоциацией Владельцев и Управляющих Зданиями (Building Owners and Managers Association – BOMA).

Для многих отечественных предпринимателей BOMA – система неведомая и пугающая. Говорят, она выгодна только собственникам, а арендатору выставляет к оплате помимо арендной еще и площади колонн, холлов, переговорных и технических помещений. Лучше считать все по старой доброй схеме БТИ. Но, если обстоятельнее разобраться с обеими, то выяснится, что BOMA оперирует четко обоснованными и прозрачными коэффициентами использования общественных зон, тогда как при общепринятой оценке БТИ по периметру без колонн коэффициенты тоже будут, но размер их (порой, весьма произвольный) устанавливает рынок. Многие иностранные компании предпочитают заключать арендные соглашения только с собственниками, чьи объекты замерены по западным стандартам. Пожалуй, единственный (и, скорее всего, временный) минус системы BOMA – расчеты по ней не принимаются при государственной регистрации.

Итак, с арендуемой площадью Вы разобрались. Не оговоренными остались НДС, коммунальные и прочие расходы. Что-то из них входит в размер арендной ставки, что-то выплачивается дополнительно. В договоре необходимо подробно прописать все возможные издержки и льготы: на эксплуатационные затраты, охрану, въезд на территорию и парковку, уборку, пользование всеми общественными зонами, текущий и капитальный ремонт, обслуживание оборудования. Должно быть выяснено взаимодействие с управляющей компанией и государственными контролирующими органами. Также должны оговариваться возможность субаренды, процедура повышения арендной ставки, расторжения или продления договора. К договору прилагается акт приема-передачи объекта, где подробнейшим образом прописывается состояние всех деталей помещения и коммуникаций. Если договор грамотно заключен, бюджет просчитан, остается только оформить офис с помощью дизайнеров, инженеров и строителей и благополучно начать ведение дел в своем новом офисе...»

Бывалый предприниматель, пишущий эти строки, сам иногда усмехается. Он вспоминает, как искал свой первый офис сам, без агентов. Как выучил наизусть главу 34 Гражданского Кодекса РФ об аренде. Как его фирма чуть не въехала в арестованное помещение, как попадались «собственники», не имевшие полномочий арендодателя, и те, что пытались сдать одно и то же помещение нескольким компаниям – хорошо, что друзья посоветовали навести справки в Едином Государственном реестре прав на недвижимое имущество (ЕГРП). Вспоминает, как разорился в судах его знакомый, открыв ресторан в помещении, предназначенном по документам под отделение банка... Вспоминает, как из-за неточностей в договоре переплачивал вдвое за Интернет на первом рабочем месте – «коэффициент» собственника. Как боролся с недобросовестными «эксплуатационщиками», которые выставляли огромные счета, почти ничего не делая, и не принимали работу сторонних организаций. Как пришлось съезжать через год: договор заключали на 11 месяцев (без регистрации) и в нем не могла быть прописана индексация арендной ставки, собственник взвинтил цену...

Сейчас, преодолев все трудности и окрепнув, компания готова следовать вышеизложенным правилам в поисках нового офиса. А заодно перенимать мировой опыт экономии:
- стать якорным арендатором: это всегда льготные условия аренды;
- сдавать помещение или его часть в субаренду;
- использовать энергосберегающее оборудование: «зеленые» офисы потребляют на 30% меньше электроэнергии, снижая тем самым эксплуатационные расходы.

Автор: Елена Марголина

Copyright © 2012 - все права защищены. Аренда офиса в Москве.
Купить офис в Москве, продажа офиса Каталог бизнес-центров Москвы